Dziś bez problemu można znaleźć poradniki w formie artykułów czy ebooków na temat zasad skutecznej komunikacji elektronicznej. Większość z nich opowiada o innowacyjnych rozwiązaniach czy trendach, które warto wdrażać. Jednak w pogoni za trendami często zapominamy o podstawach, które są niezwykle ważne w działaniach reklamowych. Wśród nich znajduje się plan działania, uwzględniający pojedyncze kroki do stworzenia efektywnej kampanii email marketingowej.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć i gubisz się w tych wszystkich branżowych pojęciach, to zacznij od lektury niniejszego artykułu, w którym poprowadzimy Cię krok po kroku przez proces tworzenia kampanii email marketingowej.

Jak stworzyć kampanię email marketingową?

Zanim zaczniesz projektować swoją pierwszą kampanię email marketingową, rozpisz plan działania. Dzięki niemu zaczniesz mieć kontrolę nad całym procesem i unikniesz niepotrzebnego stresu, nawet gdy na Twojej drodze stanie jakaś przeszkoda.

Tworzenie strategii wydaje się być skomplikowanym i czasochłonnym zajęciem. Wymaga skupienia Twojej uwagi, często analizy i kreatywności. Jednak największą jej zaletą jest szybsza realizacja Twoich celów marketingowych.

Pamiętaj, by w swojej strategii wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników, wpływających na powodzenie jej realizacji. Są nimi:

1. Cel kampanii.
2. Grupa docelowa.
3. Wykorzystywane bazy mailingowe.
4. Treść mailingu.
5. Automatyzacja działań.
6. Wytyczne do wysyłki kampanii.
7. Wybór systemu do wysyłki.
8. Testy kampanii.

Pamiętaj, że jeśli masz trudność z samodzielnym opracowaniem strategii email marketingowej, nasi specjaliści są po to, aby pomóc Ci w zaplanowaniu Twoich działań.

1. Ustalenie celów i planu działania

Pierwszym krokiem tworzenia jakiejkolwiek kampanii, powinno być określenie celów, jakie chcesz osiągnąć poprzez jej realizację. 

Często dochodzi do sytuacji, gdy maile wysyłane do odbiorców nie są poparte `żadnym przemyślanym planem. W rezultacie nie mają one zbyt wiele wspólnego z rzeczywistymi potrzebami firmy i dlatego szybko okazują się nierentowne.

Kolejnym błędem, popełnianym podczas tworzenia kampanii email, jest brak określonej perspektywy czasowej. Traktując email marketing jako działania sezonowe (np. wysyłka dwa razy w roku, w trakcie wyprzedaży) nie zyskamy lojalności odbiorców i co więcej, możemy ich bardzo szybko stracić. Subskrybenci, z którymi nie pozostajesz w regularnym kontakcie, zapominają, kim jesteś oraz dlaczego i na jakiej podstawie się z nimi kontaktujesz po półrocznej ciszy.

Przed stworzeniem planu komunikacji ustal, jakiego efektu wysyłek oczekujesz oraz jego mierniki, czyli KPI (Kluczowe Wskaźniki Efektywności). Wśród nich mogą być: otwarcia, kliknięcia, liczba konwersji czy sprzedaży w Twoim sklepie.

Nie każdy cel możesz zmierzyć w krótkiej perspektywie czasowej. Email marketing wymaga strategicznego podejścia zarówno w przypadku mailingów reklamowych nakierowanych na konwersję, jak i newsletterów, które mają na celu zwiększenie zaangażowania i lojalności wśród subskrybentów/klientów.

Cele w email marketingu ustalaj wg metody S.M.A.R.T.:

S (specific) – konkretne

M (measurable) – mierzalne

A (achievable) – osiągalne

R (realistic) – rzeczywiste

T (timely) – określone w czasie

Do najczęstszych celów komunikacji email marketingowej należą:

• kierowanie ruchu (czyli jak największej liczby odbiorców) na stronę docelową,
• liczba uzupełnionych formularzy kontaktowych,
• generowanie sprzedaży bezpośredniej,
• budowanie wizerunku,
• zwiększenie lojalności,
• edukacja,
• prowadzenie badań marketingowych,
• obsługa posprzedażowa.

2. Wybór odpowiedniej grupy docelowej kampanii

Nawet najbardziej precyzyjnie ustalony cel nie zostanie zrealizowany, jeżeli skierujesz komunikat do niewłaściwych odbiorców. W związku z tym, kolejnym bardzo ważnym krokiem w tworzeniu kampanii email jest określenie grupy odbiorców zainteresowanych treściami, jakie chcesz im przekazywać. 

Najlepszym rozwiązaniem jest segmentacja odbiorców na podstawie dotychczasowych zakupów, ich aktywności w mailach czy według danych deklaratywnych (podanych podczas zapisu na listę mailingową). Jeśli nie posiadasz informacji o swoich odbiorcach poza adresami mailowymi, to dobrym krokiem jest przeprowadzenie badania grupy docelowej oraz zbudowanie persony zakupowej. Badania możesz przeprowadzić sam lub zlecić je agencji marketingowej.

Jeśli już na samym początku wybierzesz odpowiednią grupę docelową swojej kampanii, to gwarantujemy Ci, że pieniądze wydane na email marketing oraz czas poświęcony na przygotowanie mailingów wykorzystasz efektywnie.

Oprócz ustalenia grupy docelowej warto określić, jakie są rzeczywiste oczekiwania i potrzeby Twoich klientów. Pamiętaj, że nie wszystkie osoby poszukują najtańszej usługi/produktu lub najwyższej jakości. Oczekiwania poszczególnych grup mogą znacząco od siebie odbiegać.

Dowiedz się, na jaki aspekt najczęściej zwracają uwagę Twoi klienci. Wśród nich mogą się znaleźć: cena, jakość produktu, szybkość dostawy, obsługa czy nawet może możliwość zwrotu produktu. W swojej komunikacji postaw na tę cechę, która jest dla nich najważniejsza. Dzięki temu nie stracisz potencjalnych zainteresowanych z powodu odwoływania się do rzeczy, które są dla nich nieistotne. Pamiętaj, że to, iż jakaś cecha wydaje Ci się ważna, nie oznacza, że tak samo postrzegają ją inni. Ustalenie głównego elementu przekazu wiadomości powinno opierać się na badaniach i analizach, a nie na domysłach.

3. Wykorzystaj właściwą bazę odbiorców mailingu

Po określeniu grupy docelowej musisz znać odpowiedź na podstawowe pytanie: czy posiadasz dostęp do adresów e-mail zgodny z RODO?

Jeśli nie masz jeszcze własnej bazy, możesz skorzystać z kilku możliwości:

• Samodzielne budowanie bazy mailingowej – to długotrwały proces, który wymaga zaangażowania proporcjonalnego do oczekiwań. Dodatkowo zwykle w tym celu możesz potrzebować odpowiedniego nakładu środków finansowych.
• Skorzystanie z zewnętrznej bazy mailingowej – wybieraj oferty ze sprawdzonego źródła od dostawcy usług z renomą na rynku i doświadczeniem w sprawnej komunikacji z klientami.

4. Zadbaj o treść mailingu

Przed Tobą największe wyzwanie związane z przygotowaniem pierwszej kampanii email, czyli jej treść.

Twórz treści łatwe w odbiorze. Stosuj akapity, wypunktowania czy pogrubienia ważniejszych fraz. Oddzielaj od siebie wyraźnie bloki tekstowe tak, aby użytkownik mógł dotrzeć do najważniejszych informacji, skanując wzrokiem twoją wiadomość. Zachowaj spójność zarówno w kontekście treści jak i kolorystyki czy grafik, wykorzystanych w szablonie. Nie zapomnij jednak o tym, aby dostosować przekaz do grupy docelowej.

Każdy szczegół Twojej wiadomości zoptymalizuj tak, aby prowadził do konwersji. Wykorzystaj personalizację, pamiętając o oczekiwaniach i preferencjach odbiorców. Poświeć chwilę na sprawdzenie pisowni oraz przygotowanie odpowiedniego CTA, odpowiadając sobie na pytania:

• Co chcę, aby odbiorca zrobił po przeczytaniu maila?
• Czy będzie wiedział jak to zrobić?
• Dlaczego chcę, aby wykonał to konkretne działanie?

Na koniec pamiętaj, aby dodać link podglądu wiadomości w przeglądarce oraz poinformować odbiorcę o tym, że w każdej chwili może zrezygnować z subskrypcji lub zaktualizować informacje, jakie podał podczas zapisu.

5. Postaw na automatyzację email marketingu

Tworzysz swoją pierwszą kampanię email marketingową do bazy własnej?

Nie zapomnij o możliwościach automatyzacji email marketingu!

Jeśli zależy Ci na tym, aby już od pierwszego kontaktu z odbiorcą budować jego pozytywne doświadczenia, to musisz zadbać o odpowiednią ścieżkę maili powitalnych. Obejmuje ona wiadomości, które są automatycznie wysyłane do odbiorcy po spełnieniu określonych warunków. Przykładowa ścieżka maili powitalnych możne składać się z sekwencji 3-5 wiadomości o charakterze edukacyjnym.

Kolejnym przykładem automatycznie generowanych wiadomości są maile transakcyjne, które sprawdzają się jako komunikaty posprzedażowe. Mogą również przyczyniać się do zwiększenia sprzedaży dzięki zastosowaniu up-sellingu lub cross-sellingu.

Automatyzacja email marketingu pozwala zarówno na obniżenie kosztów obsługi posprzedażowej jak i budowanie lojalności klientów. Warto rozważyć ten element działań, który stanowi podstawę długotrwałej strategii komunikacji do własnej bazy odbiorców.

6. Ustal wytyczne do wysyłki kampanii

Tworząc plan kampanii email marketingowej, koniecznie musisz również zawrzeć w nim wytyczne dotyczące tego, jak będzie wyglądał pojedynczy proces komunikacji.

W tym celu:

1. Ustal nazwę nadawcy wiadomości oraz adres mailowy wraz z domeną, którą chcesz wykorzystać do wysyłki newslettera. Jeśli planujesz wysyłkę maili transakcyjnych, wydziel dla nich osobną domenę. Zapewni to bezpieczeństwo dostarczenia kluczowych wiadomości do odbiorców.
2. Wybierz temat wiadomości.
3. Dodaj preheader, czyli część tekstową wiadomości, która wyświetli się odbiorcy tuż za tematem, jeszcze przed otwarciem maila.
4. Przeprowadź testy antyspamowe, upewniając się, że Twoja wiadomość wygląda na bezpieczną dla filtrów antyspamowych. Część systemów do email marketingu posiada taką funkcję.
5. Sprawdź, czy wiadomość wyświetla się poprawnie na różnych klientach pocztowych oraz na mobile.
6. Wybierz datę oraz godzinę wysyłki, opierając się na danych o odbiorcach (np. ich aktywności w sieci).

7. Wybierz system wysyłkowy

Jednym z najważniejszych elementów realizacji kampanii email marketingowej jest wybór narzędzia, które wykorzystasz do wysyłki wiadomości do odbiorców. Na rynku znajdziesz wiele systemów do email marketingu, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Przed wdrożeniem odpowiedniego systemu warto przetestować ich działanie. Niemal każda firma udostępnia darmowy okres próbny, podczas którego możesz sprawdzić m.in.:

• łatwość obsługi systemu,
• sprawność i szybkość działania,
• wygląd kreatora kampanii mailowych,
• opcję automatyzacji,
• wygląd panelu analitycznego kampanii,
• poziom dostarczalności kampanii,
• jakość działania obsługi klienta,
• możliwość integracji z innymi narzędziami, np. z Google Analytics,
• wygląd panelu zarządzania bazą odbiorców w systemie.

Profesjonalny system do masowych wysyłek mailowych powinien oferować szerokie możliwości zarządzania bazą odbiorców, w tym targetowania i personalizacji maili. Warto również sprawdzić opcję wysyłki automatycznych wiadomości oraz wygląd panelu analitycznego. Upewnij się, czy system, który rozważasz do wykorzystania, pozwalać na eksport bazy, planowanie wysyłek w przyszłości oraz czy jest zgodny z RODO.

Jeśli nie masz czasu na weryfikację systemów lub nie czujesz się pewnie na tym polu, możesz skorzystać z usług specjalistów, którzy pomogą Ci dobrać narzędzie optymalnie dopasowane do potrzeb lub zajmą się kompleksowo zarządzaniem email marketingiem Twojej firmy.

8. Przeprowadź testy kampanii

Sprawdzenie kampanii pod względem jakości, jak i efektywności jest równie ważnym czynnikiem, jak jej zaprojektowanie czy wdrożenie. Chyba nie chcesz, aby cała Twoja praca poszła na marne w momencie, gdy dany klient pocztowy „zepsuje” Twoją wiadomość?

Przeprowadź testy jakościowe, sprawdzając, czy Twoja wiadomość wygląda w rzeczywistości tak, jak wyglądała w Twojej wizji. Zobacz, jak wyświetla się na różnych klientach pocztowych, w szczególności tych, z których w większości korzystają Twoi subskrybenci.

Zwróć uwagę na:

• Preheader – czy jest prawidłowo widoczny?
• Wygląd wiadomości – czy każda jej część jest we właściwym miejscu?
• Treść – sprawdź pisownię, literówki, błędy interpunkcyjne.
• Działanie linków – czy przekierowują na właściwą stronę?
• Grafiki – czy wyświetlają się poprawnie?
• Link podglądu – czy działa?
• Link rezygnacji – czy działa?

Strategia e-mail marketingowa – po co ją tworzyć?
 

Odpowiedz sobie szczerze na pytania:

• Czy zadowala Cię Twoja strategia email marketingowa?
• Czy posiadasz osobną strategię działań wyłącznie email marketingowych?
• Czy planujesz realizację swoich kampanii email marketingowych na podstawie danych?

Dobre efekty w email marketingu nigdy nie są kwestią przypadku. Każde podejmowane przez firmę działania marketingowe powinny mieć zdefiniowany cel. Nie inaczej jest z autoresponderami, mailingami czy newsletterami. Aby osiągać najlepsze rezultaty, konieczne jest prawidłowe zaplanowanie swoich działań. Ustalenie celu i etapów kampanii oraz przygotowanie kompleksowej strategii prowadzącej do ich realizacji sprawi, że Twoja komunikacja mailowa będzie bardziej efektywna i przyniesie wyniki, jakich oczekujesz.

Pamiętaj, że zawsze możesz liczyć na nasze wsparcie oraz profesjonalne doradztwo w zakresie projektowania kampanii email.